Le compte 401 « Fournisseurs » enregistre les dettes issues de vos achats de biens et de services. Il figure au passif du bilan, se crédite à la réception de la facture et se débite au règlement. Son solde normal est donc créditeur.
C'est l'un des comptes les plus mouvementés d'une PME, et l'un des plus structurants : il détermine votre encours fournisseur, votre DPO (délai moyen de règlement des fournisseurs) et votre calendrier de décaissements.
Cet article couvre le fonctionnement du compte 401 : sa définition, le journal dans lequel il est enregistré, les écritures d'achat et de paiement avec exemples chiffrés, la distinction avec le compte 411, les cas où il n'est pas utilisé, la lecture d'un solde débiteur et ce que son solde indique sur votre trésorerie.
Qu'est-ce que le compte 401 ?
Le compte 401 « Fournisseurs » enregistre les dettes nées de vos achats de biens et de services. C'est un compte de tiers, au passif du bilan : il matérialise ce que vous devez, pas ce que vous avez payé.
Un point qui répond à une question fréquente : le 401 est un compte de passif. Son fonctionnement normal est d'être crédité quand la dette naît, débité quand elle s'éteint. Son solde normal est donc créditeur.
Le 401 vit dans le journal d'achat
Le journal d'achat est le journal comptable qui enregistre les événements de type dette. Contrairement au journal de banque, qui retrace les encaissements et décaissements sur les comptes bancaires, le journal d'achat n'enregistre aucun mouvement d'argent : il constate une reconnaissance de dette.
Le déclencheur est la réception de la facture. Dès qu'un fournisseur vous adresse une facture, l'événement est réputé acquis en comptabilité : vous devez de l'argent, indépendamment de la date à laquelle vous paierez. L'annuler suppose un avoir, pas une suppression.
L'écriture d'achat, en pratique
Prenons une facture de fournitures : 1 000 € HT, TVA à 20 %, soit 1 200 € TTC. L'écriture dans le journal d'achat est équilibrée et comporte au moins deux lignes.
Trois règles à retenir, parce que ce sont celles qu'on écorche le plus souvent.
Le 401 est enregistré en TTC. C'est ce que vous devez réellement au fournisseur, taxe comprise. En face, le compte de charge (classe 6) porte le montant hors taxe et le compte de TVA déductible porte le montant de taxe. C'est exactement la même logique côté vente avec le compte 411.
La date de l'écriture est celle de la facture, pas celle du paiement. C'est l'émission qui déclenche la dette.
Le 401 est un compte de tiers, donc individualisé. Un sous-compte par fournisseur : c'est ce qui permet de savoir à qui vous devez quoi, et pas seulement combien vous devez au total.
Que devient le 401 au paiement ?
Le paiement ne passe pas par le journal d'achat. Quand vous réglez, une seconde écriture apparaît, plus tard, dans le journal de banque :
Le compte 401 est ainsi le pont entre les deux journaux : crédité à la réception de la facture, débité au règlement. Relier ces deux lignes 401 (celle du journal d'achat et celle du journal de banque) c'est ce qu'on appelle le lettrage. C'est lui qui permet de dire si une dette est encore ouverte ou déjà éteinte.
401 ou 411 ? Ne pas confondre
Erreur classique, et pourtant simple à lever : le 401 est le compte fournisseur (ce que vous devez), le 411 est le compte client (ce qu'on vous doit). Ils ne cohabitent jamais dans la même écriture d'achat ou de vente : une opération est soit un achat, soit une vente.
Leur seul point commun, et il est important : tous les deux sont enregistrés en TTC, quand les comptes de charge et de produit sont en hors taxe. Retenez cette dissymétrie, elle explique la plupart des écarts constatés quand on compare un solde de tiers à un chiffre d'affaires ou à un total de charges.
Quand le 401 n'est pas utilisé du tout
Toutes vos dépenses ne traversent pas le compte 401. Un achat réglé au comptant, sans facture reçue en amont, un abonnement logiciel prélevé, un achat en carte, un frais de déplacement, ne constate aucune dette préalable. Il est donc comptabilisé directement dans le journal de banque, à partir du relevé :
Aucun 401, aucune écriture dans le journal d'achat. Le montant TTC prélevé est ventilé directement entre charge hors taxe et TVA récupérable.
Une nuance de pratique : sur des montants significatifs, l'usage est souvent de passer quand même par le compte fournisseur, en deux écritures, reconnaissance de la dette, puis paiement immédiat, pour conserver la traçabilité par tiers. Sur les petits tickets, l'écriture directe en banque reste la norme.
Que signifie un solde débiteur au compte 401 ?
Le solde normal du 401 étant créditeur, un solde débiteur est un signal à examiner. Les causes les plus fréquentes :
- un avoir fournisseur non encore imputé sur une facture ultérieure ;
- un acompte versé avant réception de la facture qui devrait en principe être enregistré au compte 4091 « Fournisseurs - avances et acomptes versés » plutôt que laissé au 401 ;
- un double paiement ou une erreur de lettrage, la dette ayant été éteinte deux fois ;
- une facture manquante : vous avez payé, l'écriture d'achat correspondante n'a jamais été passée.
Les deux dernières causes sont des anomalies. Un 401 débiteur récurrent est presque toujours le symptôme d'un lettrage en retard.
Ce que le solde du 401 dit de votre trésorerie
C'est la lecture qui intéresse un DAF, et elle est trop rarement faite. Le solde créditeur du compte 401, à un instant donné, c'est votre encours fournisseur : le montant que vous devez et qui n'est pas encore sorti de banque. Autrement dit, un financement à court terme que vos fournisseurs vous accordent.
Deux usages concrets :
- rapporté à vos achats, il donne votre DPO, le délai moyen de règlement de vos fournisseurs, miroir du DSO côté clients. L'écart entre les deux détermine une bonne partie de votre BFR ;
- ventilé par échéance, il donne votre calendrier de décaissements, c'est-à-dire la matière première d'un budget des décaissements fiable.
Encore faut-il que le 401 soit à jour. Un compte fournisseur alimenté avec deux semaines de retard produit un encours flatté et un DPO sous-estimé. C'est précisément ce que la réforme de la facturation électronique va corriger, en horodatant la réception des factures.
Un outil de trésorerie connecté à votre ERP permet de faire vivre cette lecture au quotidien : la dette est enregistrée dès la réception de la facture, son échéance alimente le prévisionnel, et le virement part quand vous décidez de payer. Le 401 arrête d'être une ligne de grand livre qu'on découvre à la clôture pour devenir un indicateur de pilotage hebdomadaire.
{{component-cta-maitrise}}
.webp)
.webp)
