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A firm that was steering without looking ahead
Taste est un cabinet de conseil en recrutement spécialisé sur les profils middle-top et C-level, avec une activité de conseil en ressources humaines représentant environ un tiers de son activité. Fondé en 2004, il compte aujourd'hui une quarantaine de collaborateurs.
Pendant près de 16 à 17 ans, le cabinet a fonctionné avec un CRM, un ATS, un outil de facturation, des tableaux de bord Excel et des retours ponctuels de l'expert-comptable externe. Puis Olivier a mis en place un Power BI pour consolider les données de facturation — un progrès réel, mais qui a rapidement montré ses limites avec la croissance.
« On avait drôlement bien le passé. Mon Power BI me donnait un passé parfait et même un présent plutôt pas mal sur ce qui était facturé. En revanche, le présent, je l'avais avec du retard sur tout ce qui était paiement, trésorerie, facturation — et on ne parlait pas du tout de futur. »
Trop de clics, trop d'outils, une double saisie récurrente
En passant le cap des 40 personnes, le quotidien de l'équipe était devenu celui du « transport manuel des données » : ressaisir, recopier, exporter des fichiers plats d'un outil à l'autre. Le nombre de factures avait explosé dans les deux sens. Les risques d'oubli, de doublon, d'erreur et de versions décalées s'accumulaient.
Et côté trésorerie, on constatait — on n'anticipait jamais. Lors de la forte croissance entre 2020 et 2022, l'effet ciseau était particulièrement sensible : un mois avec beaucoup de cash sans savoir quoi en faire, le mois suivant à chercher de la trésorerie. Les décisions se prenaient, comme le dit Olivier, « au doigt levé ».
« On pilotait l'entreprise, mais quand on est 10, 15, 20 personnes, ça fonctionne. Quand on monte au-delà de 40 personnes, ça devient plutôt compliqué. »
Zeendoc d'abord, puis la connexion avec Okimia
Taste a commencé par déployer Zeendoc via l'intégrateur Deltic pour dématérialiser et centraliser ses documents. Zeendoc et Deltic étaient déjà en place quand l'équipe Okimia est arrivée — c'est ensuite que les deux solutions ont été connectées.
L'intégration a été construite avec les équipes des deux sociétés : une API entre Zeendoc et Okimia, dont Taste a été le beta testeur. Dès qu'une facture client ou fournisseur est enregistrée dans Zeendoc, toutes les informations nécessaires (numéro, dates d'émission et d'échéance, montants, statut de paiement) sont automatiquement transmises à Okimia et intégrées dans le prévisionnel de trésorerie — sans aucune action de l'équipe.
« L'idée, c'était d'automatiser la remontée des données d'achat et de vente de Zeendoc vers Okimia via API, de façon à ce que Zeendoc capture et structure l'information et que Okimia, derrière, puisse la récupérer automatiquement. »
Un avant/après concret résumé par Olivier
Avant : trop de clics, trop d'outils, double saisie récurrente. Risque d'oubli, de décalage, d'erreur, de perte de temps en collecte d'information. Une trésorerie qu'on constatait, jamais qu'on anticipait.
Aujourd'hui : les achats et les ventes sont alimentés automatiquement de Zeendoc vers Okimia. La ressaisie des factures et la reconstruction des lignes de vente ont complètement disparu. Les doublons, les mauvaises versions, les chasses à l'information ont laissé place à de nouveaux rituels : contrôle, catégorisation, vérification — dont une grande partie est elle-même automatisée.
Taste a également mis en place un contrôle de gestion : grâce à une catégorisation analytique, Olivier dispose désormais de P&L complets par équipe et connaît en quelques instants le coût d'un événement — conférences, workshops, rencontres clients et candidats — ce qui était totalement opaque auparavant.
« Le résultat, c'est qu'on a beaucoup moins de manipulation, beaucoup plus de fiabilité, une vision cash-flow exploitable en continu, quasiment en temps réel. Un pilotage qui est beaucoup plus lisible. »
Les 4 bénéfices résumés par Olivier
1. Gain de temps
La double saisie a disparu. Les données circulent automatiquement entre Zeendoc et Okimia, sans aucune manipulation de l'équipe.
2. Fiabilité accrue
Les informations partagées entre les outils sont fiables et à jour, sans risque d'erreur ou de version décalée.
3. Pilotage stratégique
Les décisions ne se prennent plus au doigt levé. La visibilité sur le cash permet d'anticiper et d'arbitrer sereinement.
4. Réconfort opérationnel
Les microtâches répétitives ont disparu. Mélody, en charge du sujet chez Taste, le résume ainsi : « j'ai plus de charge mentale. »
« Merci à vous parce que vous avez effectivement transformé notre quotidien sur ces sujets-là et la visibilité que nous en avons. »
A firm that was steering without looking ahead
Taste is a recruitment consulting firm specializing in middle-top and C-level profiles, with a human resources consulting business representing about a third of its activity. Founded in 2004, it now has around forty employees.
For nearly 16 to 17 years, the firm operated with a CRM, an ATS, a billing tool, Excel dashboards, and occasional feedback from its external chartered accountant. Then Olivier set up a Power BI to consolidate billing data — a real step forward, but one that quickly showed its limits as the company grew.
"We had a remarkably good handle on the past. My Power BI gave me a perfect past and even a pretty good present on what was being billed. But the present, I had it with a lag on everything to do with payments, cash flow, and billing — and the future wasn't part of the conversation at all."
Too many clicks, too many tools, recurring double entry
Once past the 40-person mark, the team's daily routine had become one of "manually moving data around": re-entering, recopying, exporting flat files from one tool to another. The number of invoices had exploded in both directions. The risks of oversights, duplicates, errors, and out-of-sync versions kept piling up.
And on the cash side, they would observe — never anticipate. During the strong growth between 2020 and 2022, the scissor effect was especially noticeable: one month with plenty of cash and no idea what to do with it, the next month scrambling to find liquidity. Decisions were made, as Olivier puts it, "by guesswork."
"We were steering the company, and when you're 10, 15, 20 people, it works. When you go beyond 40 people, it gets rather complicated."
Zeendoc first, then the connection with Okimia
Taste began by deploying Zeendoc through the integrator Deltic to digitize and centralize its documents. Zeendoc and Deltic were already in place when the Okimia team arrived — it was afterward that the two solutions were connected.
The integration was built with the teams from both companies: an API between Zeendoc and Okimia, for which Taste was the beta tester. As soon as a customer or supplier invoice is recorded in Zeendoc, all the necessary information (number, issue and due dates, amounts, payment status) is automatically transmitted to Okimia and integrated into the cash flow forecast — without any action from the team.
"The idea was to automate the flow of purchasing and sales data from Zeendoc to Okimia via API, so that Zeendoc captures and structures the information and Okimia, downstream, can retrieve it automatically."
A concrete before/after summed up by Olivier
Before: too many clicks, too many tools, recurring double entry. Risk of oversights, lags, errors, and time lost gathering information. A cash position they would observe, never anticipate.
Today: purchases and sales are fed automatically from Zeendoc to Okimia. Re-entering invoices and rebuilding sales lines have completely disappeared. Duplicates, wrong versions, and information hunts have given way to new rituals: review, categorization, verification — much of which is itself automated.
Taste has also set up management control: thanks to analytical categorization, Olivier now has complete P&Ls by team and can find out in moments the cost of an event — conferences, workshops, client and candidate meetings — which was completely opaque before.
"The result is that we have far less handling, far more reliability, and an actionable cash-flow view on a continuous basis, almost in real time. Management that's much easier to read."
The 4 benefits summed up by Olivier
- Time savings
Double entry is gone. Data flows automatically between Zeendoc and Okimia, with no handling by the team. - Greater reliability
The information shared between tools is reliable and up to date, with no risk of error or out-of-sync versions. - Strategic management
Decisions are no longer made by guesswork. Visibility into cash makes it possible to anticipate and make trade-offs with peace of mind. - Operational relief
Repetitive micro-tasks are gone. Mélody, who handles the subject at Taste, sums it up this way: "I have less mental load."
"Thank you, because you really have transformed our daily work on these topics and the visibility we have into them."